01Betrachte die Gesamtkosten, und ignoriere den Preis des Nichtstuns nicht
Das Erste, was du dir merken solltest: "Was wird es kosten?" sollte nicht die erste Frage sein. Denk stattdessen in "Return on Investment" oder einfach gesagt: "Wie viele Euro bekommst du für jeden eingesetzten Euro zurück."
Für das vollständige Bild musst du also nicht nur die Kosten der Plattform und deine Vorabzahlungen betrachten, sondern auch die zusätzlichen Einnahmen, die du erzeugst, und was es dich kosten würde, einfach "nichts zu tun".
02Die "Kosten des Nichtstuns"
Keine RFID-Plattform zu nutzen und stattdessen hauptsächlich auf Bargeld zu setzen, verursacht erhebliche Kosten. Eine echte Kosten-Nutzen-Analyse muss diese einbeziehen, zusätzlich zu den direkten und indirekten Einnahmen und Einsparungen, die die RFID-Plattform erzeugt.
03Direkte Kostenfaktoren
Das erste und häufigste Missverständnis ist, dass eine RFID-Plattform einen "Listenpreis" hätte und sich ein Angebot als einzelne Zahl nennen ließe. In Wirklichkeit sind die Kosten praktisch unmöglich zu schätzen, ohne die besonderen Umstände und Ziele deines Events zu verstehen.
Mehrere Faktoren spielen typischerweise in das Angebot hinein, das du bekommst:
Welche Arten von RFID-Lösungen brauchst du?
Zutrittskontrolle ist meist einfacher einzuführen als Cashless-Zahlungen, und Letztere sind einfacher als soziale Aktivierungen; jede davon beeinflusst dein finales Angebot.
Anzahl der Gäste
RFID-Plattformen werden üblicherweise pro Gast berechnet. In der Regel gilt: je mehr Gäste dein Event hat, desto weniger zahlst du pro Person.
Hardware
Dazu gehören die RFID-Accessoires für deine Gäste, etwa Bänder, Badges oder Lanyards, sowie die Geräte, die sie lesen und die Plattform betreiben. Bänder starten bei etwa 0,40 € pro Stück, und RFID-Leser können dir als Teil deines Angebots leihweise gestellt werden.
Software
Jedes solide RFID-System enthält eine Event-Management-Plattform, in der du Reports ziehst, die Anwesenheit verfolgst, Transaktionen und Aufladungen der Stände prüfst und mehr.
Support vor Ort und weitere Services
Brauchst du zusätzlich zu deinem eigenen Personal ein Team des RFID-Anbieters vor Ort? Oder reicht Remote-Support?
04Indirekte Kosten eines reinen Bargeld-Events
Verlorenes und gestohlenes Bargeld
Studien schätzen, dass die Einnahmeverluste durch Diebstahl und schlechten Umgang mit Geld typischerweise zwischen 3 und 15% der Gesamteinnahmen eines Events liegen.
WLAN-Kosten
Kartenzahlungen an abgelegenen oder großen Eventstandorten zu akzeptieren, zwingt dich oft zu Investitionen in eine WLAN-Anbindung, die leicht Zehntausende Euro kosten kann.
Personal
RFID-Zutrittskontrolle beschleunigt den Einlass und macht die Ticketprüfung schneller und sicherer. Das heißt, du könntest weniger Leute für die Tore einplanen.
05Einnahmevorteile einer RFID-Plattform
Höhere Ausgaben pro Gast
Studien schätzen 15 bis 30% mehr Ausgaben pro Person bei Events, die eine RFID-Plattform eingeführt haben.
Bessere Sponsoring-Chancen
Eine RFID-Plattform liefert dir präzise Daten und ermöglicht gebrandete Aktivierungen, was dir bessere Sponsoring-Deals verschafft.
Besseres Gästeerlebnis
Deine Gäste haben mit RFID mehr Spaß: Sie stehen kürzer an, genießen mehr Sicherheit und müssen kein Bargeld mitschleppen.
06Fazit
Wenn du die Kosten einer RFID-Plattform berechnest, betrachte das ganze Bild: direkte Kosten, indirekte Einsparungen, Mehreinnahmen und die Kosten des Nichtstuns. Die meisten Events stellen fest, dass sich RFID schon beim ersten Event bezahlt macht und in den Folgejahren deutlichen ROI erzeugt.