01Considera el coste total, y no ignores el precio de no hacer nada
Lo primero que debes recordar es que "¿cuánto va a costar?" no debería ser la primera pregunta. Piénsalo mejor en términos de "retorno sobre la inversión" o, dicho de forma sencilla: "cuántos euros recuperarás por cada euro que pongas".
Así que, para tener la imagen completa, necesitas considerar no solo los costes de la plataforma y lo que pagarás por adelantado, sino también los ingresos adicionales que vas a generar, y lo que te costaría simplemente "no hacer nada".
02El "coste de no hacer nada"
No usar una plataforma RFID y depender principalmente del efectivo tiene costes significativos. Un análisis coste-beneficio de verdad debe tenerlos en cuenta, además de los ingresos y ahorros directos e indirectos que genera la plataforma RFID.
03Factores de coste directo a considerar
El primer malentendido, y el más común, es pensar que una plataforma RFID tiene un "precio de etiqueta" y que se puede dar un presupuesto como una cifra única. La realidad es que el coste es prácticamente imposible de estimar sin entender las circunstancias y los objetivos concretos de tu evento.
Hay varios factores que suelen influir en el presupuesto que recibirás:
¿Qué tipos de soluciones RFID necesitas?
El control de accesos suele ser más sencillo de implantar que los pagos cashless, y estos son más fáciles de implantar que las activaciones sociales; cada uno de ellos afectará a tu presupuesto final.
Número de asistentes
Las plataformas RFID suelen cobrarse por asistente. Normalmente, cuantos más asistentes tenga tu evento, menos pagarás por cada uno.
Hardware
Esto incluye los accesorios RFID que se entregan a los asistentes, como pulseras, acreditaciones o lanyards, además de los dispositivos para leerlos y operar la plataforma. Las pulseras parten de unos 0,40 € por unidad, y los lectores RFID pueden prestarse como parte de tu presupuesto.
Software
Cualquier sistema RFID sólido incluirá una plataforma de gestión de eventos donde podrás sacar informes, seguir la asistencia, revisar las transacciones y recargas de los puestos, etc.
Soporte in situ y otros servicios
¿Necesitarás que el proveedor RFID tenga un equipo en tu evento, además de tu propio personal? ¿O bastará con soporte remoto?
04Costes indirectos de montar un evento "solo efectivo"
Efectivo perdido y robado
Los estudios estiman que los ingresos perdidos por robos y mala gestión del dinero suelen situarse entre el 3 y el 15% de los ingresos totales del evento.
Costes de wifi
Aceptar pagos con tarjeta en eventos remotos o de gran escala suele obligarte a invertir en una conexión wifi, que fácilmente puede costar decenas de miles de euros.
Personal
El control de accesos RFID agiliza el flujo de entrada y hace que validar entradas sea más rápido y seguro. Eso significa que podrías contratar menos gente para gestionar las puertas.
05Beneficios en ingresos de implantar una plataforma RFID
Mayor gasto por cliente
Los estudios estiman un aumento del gasto de entre el 15 y el 30% por persona en eventos que implantaron una plataforma RFID.
Mejores oportunidades de patrocinio
Una plataforma RFID te dará una recolección de datos precisa y te permitirá crear activaciones de marca, ayudándote a conseguir mejores acuerdos de patrocinio.
Mejor experiencia para los asistentes
Los asistentes se divierten más cuando usas RFID: esperan menos colas, disfrutan de mayor seguridad y no necesitan llevar efectivo.
06Resumen
Al calcular el coste de una plataforma RFID, considera la imagen completa: costes directos, ahorros indirectos, aumentos de ingresos y el coste de no hacer nada. La mayoría de eventos descubre que el RFID se paga solo en el primer evento y genera un retorno significativo en los años siguientes.