01Considère le coût total, et n'ignore pas le prix de l'inaction
La première chose à retenir : "combien ça va coûter ?" ne devrait pas être la première question. Pense plutôt en "retour sur investissement", ou plus simplement : "combien d'euros tu récupéreras pour chaque euro investi".
Pour avoir une image complète, tu dois donc considérer non seulement les coûts de la plateforme et ce que tu paieras au départ, mais aussi les revenus supplémentaires que tu vas générer, et ce que te coûterait le simple fait de "ne rien faire".
02Le "coût de l'inaction"
Ne pas utiliser de plateforme RFID et s'appuyer principalement sur les paiements en espèces entraîne des coûts significatifs. Une vraie analyse coûts-bénéfices doit les prendre en compte, en plus des revenus et économies directs et indirects générés par la plateforme RFID.
03Les facteurs de coût direct à considérer
La première idée reçue, et la plus répandue, est qu'une plateforme RFID aurait un "prix affiché" et qu'un devis se résumerait à un seul chiffre. En réalité, le coût est quasiment impossible à estimer sans comprendre les circonstances et les objectifs propres à ton événement.
Plusieurs facteurs entrent généralement en jeu dans le devis que tu recevras :
De quels types de solutions RFID as-tu besoin ?
Le contrôle d'accès est généralement plus simple à déployer que les paiements cashless, et ces derniers sont plus faciles à déployer que les activations sociales ; chacun de ces éléments jouera sur ton devis final.
Nombre de participants
Les plateformes RFID sont généralement facturées par participant. En règle générale, plus ton événement compte de participants, moins tu paieras par personne.
Le matériel
Cela comprend les accessoires RFID remis aux participants, comme les bracelets, badges ou tours de cou, ainsi que les appareils qui les lisent et font tourner la plateforme. Les bracelets démarrent autour de 0,40 € pièce, et les lecteurs RFID peuvent t'être prêtés dans le cadre de ton devis.
Le logiciel
Tout système RFID sérieux comprend une plateforme de gestion d'événement où tu peux sortir des rapports, suivre la fréquentation, vérifier les transactions et recharges des stands, etc.
Support sur site et autres services
Auras-tu besoin que le fournisseur RFID ait une équipe sur place pendant ton événement, en plus de ton propre personnel ? Ou un support à distance suffira-t-il ?
04Les coûts indirects d'un événement "tout espèces"
Espèces perdues et volées
Les études estiment que les pertes de revenus dues au vol et à la mauvaise manipulation de l'argent se situent généralement entre 3 et 15% des revenus totaux d'un événement.
Les coûts du wifi
Accepter les paiements par carte sur des sites isolés ou de grande ampleur t'oblige souvent à investir dans une connexion wifi, qui peut facilement coûter des dizaines de milliers d'euros.
Le personnel
Le contrôle d'accès RFID fluidifie le flux d'entrée et rend la validation des billets plus rapide et plus sûre. Tu pourrais donc embaucher moins de monde pour gérer les portes.
05Les gains de revenus d'une plateforme RFID
Une dépense par client en hausse
Les études estiment une hausse des dépenses de 15 à 30% par personne sur les événements ayant déployé une plateforme RFID.
De meilleures opportunités de sponsoring
Une plateforme RFID te fournit une collecte de données précise et te permet de créer des activations de marque, pour décrocher de meilleurs contrats de sponsoring.
Une meilleure expérience pour les participants
Les participants s'amusent plus quand tu utilises le RFID : ils font moins la queue, profitent d'une meilleure sécurité et n'ont pas besoin de transporter d'espèces.
06En résumé
Quand tu calcules le coût d'une plateforme RFID, regarde l'image complète : coûts directs, économies indirectes, hausses de revenus et coût de l'inaction. La plupart des événements constatent que le RFID s'autofinance dès le premier événement et génère un ROI significatif les années suivantes.